Startup: where to start? A legal guide to protect your legal entity

Launching a business is an exciting time: looking for funding, drafting your business plan, and thinking of your web presence. All of these things are important but most of all, you have to take the proper steps to protect your business itself.

To safeguard your start-up, you will need to ensure the drafting of the following agreements.

1. Formation documents

Choosing the correct business entity for your start-up should be the first step to take. The law offers a wide variety of legal structures, including: sole proprietorship, partnership/limited partnership, limited liability corporation , C corporation, S corporation.

Each of them offer its pros and cons and offer different tax advantages. But most importantly, these business entities provide different liabilities protections.

If your business has more than one owner, you will be advised to enter into a shareholder or operating agreement.  To learn more about each legal structure, stay tuned for our upcoming blog post “Set up your business entity” .

2. Intellectual Property assignment

First of all, you don’t want your idea to be stolen by your competitor or your employees. To protect your intellectual property assets you must sign a confidential information and invention assignment with your consultants, employees, partners or contractors.

Second of all, you must take the proper steps to ensure that the company owns the creative works and not the individuals behind them. To transfer ownership, the individual owners should sign an assignment agreement transferring their ownership rights to the company.

3. Confidentiality agreements/NDAs

Protection of your proprietary information is essential while dealing with distributors, resellers or consultants. To avoid disclosure of a trade secret or confidential information, you must sign a non-disclosure agreement (NDA) or include a confidentiality provision in the agreement with the external person or entity you are dealing with.

To learn more about each confidentiality protection, stay tuned for our upcoming blog post “How to draft a great non-disclosure agreement”.

4. External agreements

Contracting with third parties is essential to your business success. However, a hand-shake may sometimes sounds faster and easier but can cause more damages to your business later on.

Be sure to negotiate well-crafted agreements with your distributors, consultants, business partners, vendors…

These types of agreements should address the payment process, intellectual property, warranties and indemnification and a lot more.

To learn more about the core provisions you must not miss, stay tuned for our upcoming blog post “How to draft a great business agreement”.

5. Terms of use and Privacy Policies

These are the legal documents nobody really wants to read at the bottom of your website. However, don’t neglect their importance. You must have a privacy policy and terms of use in accordance with your business activity and watch for privacies and security concerns.

To learn more about these legalese documents, stay tuned for our upcoming blog posts  “How to draft a great privacy policy” and  “How to draft great terms of use” .

Version française

Start-up: Par ou commencer? Guide juridique pour proteger au mieux les interets de votre structure

Developper son propre business est une aventure excitante: la recherche de fonds, la redaction du business plan ou encore les strategies pour developper sa presence sur le web sont autant d’etapes stimulantes. Mais votre priorite est de proteger proteger votre business au prealable.

Vous trouverez dans cet article, les contrats essentiels qu’il vous faudra negocier et signer pour proteger au mieux votre start-up en devenir.

1. Creation de la societe

La priorite est de creer la structure juridique la mieux adaptee a votre activite et au profil de votre start-up. Le droit americain vous propose differents types de structures juridiques, savoir: sole proprietorship, partnership/limited partnership, limited liability corporation , C corporation, S corporation.

Chacune presente des avantages et inconvenients d’un point de vue fiscal et responsabilite des dirigeants. Si vous envisager une structure avec plus d’un proprietaire, il vous sera conseille de signer des statuts (operating agreement) ou un pacte d’actionnaires (shareholder agreement).

Pour en savoir plus sur chacune de ces structures juridiques, veuillez consulter notre prochain blog post  “Set up your business entity”.

2. Cession des droits de propriete intellectuelle

Tout d’abord, vous ne voulez pas que votre concurrent ou vos employes s’approprient votre idee. Pour cela, il vous faudra imperativement proteger votre propriete intellectuelle et signer au prealable un accord de confidentialite et un accord de cession d’invention avec vos employes, consultants, partenaires ou contractants (accord par lequel ces derniers s’engagent a vous ceder la propriete de toutes les inventions creees pendant leur temps de travail au sein de votre entreprise).

Il vous faudra aussi vous assurer que la societe (et non ses proprietaires a titre individuel) est proprietaire des idees ou travaux creatifs constituant le coeur du business. Si cette idee/travail est la propriete du proprietaire es qualite d’individu, il faudra alors signer un accord de cession de droits de propriete intellectuelle au profit de la societe.

3. Accords de confidentialite/NDAs

La protection de vos donnees confidentielles est majeure, surtout lorsque vous vous appretez a negocier avec vos distributeurs, partenaires, revendeurs ou consultants. Afin d’eviter la divulgation d’un secret commercial ou de toute autre information confidentielle, il vous faudra signer un NDA ou accord de confidentialite ou encore negocier une clause de confidentialite dans le contrat de service avec le tiers avec qui vous vous engager a travailler.

Pour en savoir plus sur la protection des informations confidentielles, veuillez consulter notre prochain blog post “How to draft a great non-disclosure agreement”.

4. Contracts avec les tiers

Les contracts de services sont un element essentiel a la reussite de votre business. Meme si une poignee de mains semble parfois plus rapide et plus facile, cela peut enormement fragiliser la societe dans le futur.

Il est imperatif de negocier et signer des contracts bien rediges comprenant les problematiques de modalites de paiement, propriete intellectuelle, garantie, indemnisation et bien encore…

Pour en savoir plus sur les clauses a ne pas oublier, veuillez consulter notre prochain blog post “How to draft a great business agreement”.

5. Conditions d’utilisation et Charte de Confidentialite

Il s’agit en effet de ces documents ecrits en tout petit en bas de votre site web que personne ne veut lire. Cependant, ne negliger pas leur importance. Votre site web doit imperativement inclure ces documents qui doivent etre rediges et adaptes a votre activite professionnelle. Il vous faudra preter une toute particuliere attention aux clauses regissant les questions de confidentialite et securite des donnees.

Pour en savoir plus sur la protection des informations confidentielles, veuillez consulter nos prochains blog posts “How to draft a great privacy policy” et  “How to draft great terms of use” .

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